В Госархиве Калининградской области создан электронный архив

В Государственном архиве Калининградской области создана информационная система электронного архива, реализованная на базе программных комплексов "Ксерокс: Электронные архивные фонды", "Ксерокс: СПВД" и других продуктов компании Xerox. Реализация проекта значительно упростила доступ к архивным материалам, а также повысила уровень их сохранности. ОГКУ «Государственный архив Калининградской области» (ГАКО) входит в число самых молодых архивов Российской Федерации, обладает коллекцией документов Восточной Пруссии (1557 – 1944) и богатым документальным комплексом по истории Калининградской области (1945 – 2008 гг.), которые вызывают интерес не только российских, но зарубежных исследователей. В целях повышения эффективности работы и совершенствования качества услуг архивного учреждения по информационному обслуживанию населения и юридических лиц было принято решение о создании информационной системы электронного архива ГАКО. Проект по ее созданию включен в программу «Развитие культуры Калининградской области (2007 – 2013 гг.)». Комплексная информационная система электронного архива была реализована на базе программных комплексов «Ксерокс: Электронные архивные фонды», «Ксерокс: СПВД» и других продуктов компании Xerox. Реализация проекта сделала работу сотрудников архива удобнее: программное обеспечение предусматривает возможность поиска дел в электронном научно-справочном аппарате. Это позволяет упростить процесс получения информации по единицам хранения и избежать временных затрат, связанных с использованием бумажных описей. Ключевым моментом стала организация доступа к представленным в электронном виде материалам не только сотрудникам архива, но и посетителям читального зала. Теперь для получения нужной информации исследователю необходимо найти дело в электронной версии архивной описи и составить электронное требование на выдачу заинтересовавших его дел. Заведующий читальным залом, получив такое требование, находит и размещает электронные версии архивных документов в виртуальном кабинете читального зала, к которому получает доступ посетитель. Кроме того, электронный архив предоставляет возможность удаленной работы с фондами, представленными на сайте ГАКО, для исследователей, которые проживают в других регионах и странах. Исследователю, не имеющему возможности лично посетить читальный зал, необходимо заполнить электронное требование на дела, найденные в электронной версии архивной описи, и отправить его заведующему читальным залом. Выбранные дела будут доставлены в виртуальный личный кабинет исследователя на сайте архива. «Благодаря внедрению электронного архива перед исследователями, которых привлекает непростая история нашей земли, открылись новые перспективы. Теперь научно-справочный аппарат к документам по истории Калининградской области доступен не только посетителям читального зала архива, но и исследователям, не имеющим возможности лично посетить архив, – отмечает начальник отдела сохранности документов и государственного учета документов Архивного фонда РФ ОГКУ «ГАКО» В.В. Макарова. – Однако на этом работа по созданию электронного архива не заканчивается: перед нами стоят масштабные задачи по оцифровке основного массива архивных материалов. Это обеспечит доступность документов и меньший износ материалов на бумажных носителях». http://gov.cnews.ru/news/2013/06/06/v_gosarhive_kaliningradskoy_oblasti_sozdan_elektronnyy_arhiv_na_baze_programmnyh_kompleksov_xerox_531295

Дата: 06.06.2013