В Мурино электронный архив «Этлас» помогает в работе муниципальным служащим

Администрация муниципального образования «Муринское городское поселение» начала использование электронного архива «Этлас». Внедрение системы позволило значительно сократить расходы на его ведение и обслуживание, а также упростить работу с документацией, сделав процесс максимально быстрым. Об этом сообщили представители компании «Этлас-софт».

Администрация муниципального образования «Муринское городское поселение» — это орган местного самоуправления, который выполняет функции по управлению подведомственной ему территорией в строгом соответствии с положениями действующего законодательства. Все выполняемые процедуры документируются, что приводит к увеличению объема документации разного характера. Она нуждается в систематизации и хранении.

В соответствии с действующими нормативами, оригиналы документов должны храниться до пяти лет. Для их размещения потребуется организация склада. Ситуация усложняется периодическим возникновением необходимости в использовании подобных документов. Их поиск на складе отнимает много времени. Чтобы получить необходимую информацию, сотрудник администрации должен лично посетить архив, дождаться, пока документ найдут, узнать интересующие сведения, а затем вновь сдать его на хранение.

Для упрощения работы с документацией, организации грамотной процедуры ее хранения, поиска и последующего использования администрация муниципального образования «Муринское городское поселение» внедрила электронный архив «Этлас» и заказала его настройку.

Развертывание системы позволило: организовать дистанционный доступ к архиву и начать работать с ним удаленно; получить инструменты, упрощающие ввод данных и потоковое сканирование бумажных форм; связать электронную версию документа с бумажной, указав место ее хранения в карточке; упростить поиск необходимой информации — обработка запроса занимает несколько секунд; использовать электронную версию документации, заверив ее цифровой подписью.

Внедрение электронного архива «Этлас» в деятельность администрации муниципального образования «Муринское городское поселение» позволило оптимизировать работу с документацией, сделав процесс проще и удобнее. Теперь оригиналы хранятся на складе, а доступ к ним выполняется через систему «Этлас». В результате удается учесть требования законодательства и использовать все преимущества ведения электронного документооборота.

Переход на систему «Этлас» позволил сократить время на поиск необходимых документов и совершение операций с ними. Система обеспечивает безопасность документации, предотвращая потерю данных, позволяет работать с файлами разных форматов, позволяет разграничивать уровни доступа. Администрация муниципального образования «Муринское городское поселение» планирует и дальше использовать электронный архив «Этлас».

Источник: https://gov.cnews.ru/news/line/2023-10-13_vnedrenie_i_nastrojka_elektronnogo
Дата: 17.10.2023